Alors que les moyens de communication sont nombreux, comment se fait-il qu’on ait tant de difficulté à communiquer?
Richard Roy vous propose 5 pistes de réflexion.
Le défi des communications dans les organisations.
Marc, directeur général d’une entreprise de services, sollicite un rendez-vous avec moi pour regarder l’aspect de la communication dans son organisation. Il mentionne de nombreux problèmes et particulièrement le manque d’adhésion et des commentaires tels que « je m’en fous », « c’est pas mon problème », etc.
Curieusement, les progrès techniques permettent en 2018 d’avoir des échanges de plus en plus rapides : téléphone, photos, vidéo, courriels, vidéoconférence, etc. Et cela en temps réel, 24 h/24. Alors, il est où le problème avec la communication?
Les gens sont formés, spécialisés, intelligents, etc. Les responsables de la communication dans l’organisation procèdent à des affichages toujours plus nombreux, sous différentes formes et couleurs. Alors, il est où le problème avec la communication?
Pourquoi y a-t-il donc tant de « problèmes de communication » dans les organisations et pourquoi cette cause est si souvent citée en premier dans les dysfonctionnements des entreprises?
Selon l’échelle Dubois-Buyse, qui recense les mots de la langue française selon leur fréquence d’utilisation, le Français moyen utilise environ 5 000 mots pour se faire comprendre.
Le vocabulaire quotidien et pratique varie de 300 à 3 000 mots, selon le milieu dans lequel on évolue.
Le vocabulaire actif compte de 800 à 1 600 mots pour les élèves du secondaire et quelque 3 000 mots pour l’adulte moyen, donc nous avons assez de vocabulaire.
Alors il est où le problème avec la communication?
Non, ce n’est pas « un problème de communication »!
La voie facile à prendre est de dire que dans notre organisation nous avons un problème de communication. Et si nous prenions le temps de regarder les sous-jacents à cet énoncé?
Améliorer la communication dans les organisations.
Voici quelques aspects que je regarde avec Marc, pour mettre en lumière quelques pistes de travail.
1- Tes employés ont-ils une vision claire de ton entreprise?
Difficile d’adhérer si je ne sais pas où je vais, donc est-ce que tu communiques de façon régulière avec tes gens? À quelle fréquence? Sous quelle forme? Connaissent-ils les enjeux et les orientations? Ont-ils des buts, des objectifs clairs?
2- Tes messages livrés sont-ils fait avec authenticité et clarté?
Le vrai courage d’être soi, authentique, et d’adresser les choses de façon honnête et transparente sont-ils au cœur de tes relations? Être courageux de vivre et de faire vivre ce que tu souhaites dans ton organisation. Es-tu un modèle pour eux?
3- Poses-tu des questions pour découvrir le monde de l’autre et accueillir ce qui doit-être dit?
Tes employés sont ta plus grande source d’idées pour résoudre les problèmes et améliorer tes processus d’affaires. Demandes-tu leur opinion? Les considères-tu? Fais-tu un suivi auprès d’eux sur les idées retenues? Valorises-tu les bons coups?
4- Efficacité et coordination des communications de l’organisation
Savais-tu que selon une étude mondiale que près de 70 % des salariés interrogés reconnaissent avoir des problèmes pour coordonner la communication entre les membres de leur équipe, ce qui les empêche de répondre rapidement aux demandes les plus urgentes des clients.
Est-ce que le client est au cœur de vos préoccupations et désirez-vous le rendre heureux chaque fois qu’il traite avec vous?
5- Les réunions
Toujours via cette même source, 61 % des employés rencontrent des difficultés à organiser des réunions avec leurs collègues, puisqu’ils passent plus de trois heures par semaine à essayer de résoudre des problèmes d’accessibilité et de disponibilité. Chez vous Marc, à quoi ça ressemble? Vos réunions sont-elles efficaces? Sortez-vous avec des plans d’action? Sont-elles stimulantes et positives?
Les soucis de communication interne sont à l’origine d’une perte de productivité énorme dans les organisations. 60 % des PME n’arrivent pas à en tirer pleinement profit. Pire, le temps consacré chaque semaine à essayer d’éliminer les soucis de communication progresse de plus de 50 % dans les entreprises ayant plus de 20 employés.
Alors, selon toi Marc, il est où le problème dans ton organisation?
Désires-tu quelques rencontres pour regarder plus en profondeur le vrai problème?
Souhaites-tu mettre en place des pratiques gagnantes pour toi et tes employés?
Je vous invite d’abord à ne plus regarder juste la pointe de l’iceberg (10 %), mais de prendre le temps de faire une plongée et de regarder ce qui se passe vraiment dans votre organisation.
L’autre volet est de former vos gens via leurs habiletés relationnelles, car si votre EGO domine votre vie, vous ne pourrez pas devenir un leader de cœur qui génère l’adhésion des employés.
Faites comme Marc, cessez de vous trouver des excuses pour ne pas agir. Contactez-nous pour que nous puissions avoir une rencontre dans l’authenticité de nos êtres.
Source : L’étude a été menée par SIS International Research auprès d’un total de 513 employés en Allemagne, au Brésil, aux États-Unis, en France, en Inde, en Italie, au Royaume-Uni et en Russie.
Richard Roy
Président
SCFPI
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